Dowiedz się gdzie szukać oszczędności. Doceń najbardziej zaangażowanych pracowników. Przesuń część z zadań na stanowiska mniej obciążone pracą. Zobacz co zmienić w organizacji pracy urzędu.

Dla kogo?

Dla sekretarzy i ścisłego kierownictwa urzędu, którzy borykają się z problemem ciągłego zgłaszania zapotrzebowania na etaty lub mają wątpliwości co do poziomu obciążenia pracą w wybranych komórkach organizacyjnych.

Skąd czerpać wiedzę o faktycznym obciążeniu pracą stanowisk?

W każdym urzędzie znajdziemy zarówno osoby chronicznie nudzące się, jak i te które przez większość czasu nie mogą odejść od biurka. Najczęściej przy jakichkolwiek decyzjach kadrowych czy przekazywaniu zadań urzędnicy zgłaszają zapotrzebowanie na nowe etaty w swoim wydziale czy referacie.

Badanie obciążenia zadaniami da odpowiedź kiedy zgłaszane potrzeby kadrowe są rzeczywiste a kiedy jest to tylko wymówka.

Czego mogą Państwo oczekiwać?

W ramach współpracy wykonujemy ogrom pracy, którego efektem są:
  • Pisemna analiza zawierająca wyniki wszystkich pracowników poddanych badaniu, która odpowiada na pytania:
    • jakie jest obciążenie pracą danych stanowisk?
    • czy istnieją stanowiska niedociążone pracą?
    • czy występują potrzeby szkoleniowe na wybranych stanowiskach?
    • czy występuje zjawisko wykonywania pracy prywatnej na służbowym stanowisku?
  • Wywiady z kierownikami wszystkich komórek organizacyjnych, których efektem są konkretne zalecenia zmian w sposobie organizacji pracy urzędu (w tym w zakresie przeszkolenia menedżerskiego kierowników);
  • Badanie ankietowe wszystkich pracowników wraz z opracowaniem wniosków dla kierownictwa urzędu;
  • Spotkania podsumowujące dla kierownictwa urzędu i/lub osób objętych badaniem.

Takie badanie niesie szereg korzyści, w tym:

  • wyższa motywacja pracowników do codziennych obowiązków (szybciej wydawane decyzje, lepiej obsługiwani mieszkańcy, efektywniej wykonywane obowiązki);
  • zdiagnozowanie potrzeb szkoleniowych (w szczególności z zakresu zarządzania miękkiego);
  • znaczne oszczędności na wynagrodzenia (uzyskujemy niepodważalną wiedzę, które stanowiska faktycznie są obciążone pracą, a gdzie można dołożyć obowiązków. Zamiast potrzeby zatrudniania nowych osób, określimy możliwości przeniesień pomiędzy wydziałami);
  • lepsze zarządzanie w jednostce (wiemy dokładnie jak struktura organizacyjna sprawdza się w praktyce. Uzyskujemy szereg porad na temat zmian w organizacji. Lepiej zarządzany zespół to lepsze efekty a w wyniku tego bardziej zadowoleni mieszkańcy).

Na czym polega takie badanie?

Badanie polega na pogłębionej analizie zachowania wytypowanych pracowników podczas normalnego dnia pracy. Dzięki analizie czasu pracy minuta po minucie zostaną uzyskane obiektywne i rzetelne informacje o tym co urzędnik robi w czasie pracy. Badanie nakreśli styl pracy poszczególnych urzędników oraz referatów – wykaże w jakich porach dnia zadania wykonywane są najefektywniej, a w jakich urzędnicy zajmują się sprawami nie związanymi z ich obowiązkami. Wyniki badania wskażą również te narzędzia i programy, z których pracownik korzysta najchętniej i najczęściej oraz te, które są pomijane i nie wykorzystywane.

W pełni obiektywna analiza wskaże także stanowiska, na których efektywność jest poniżej oczekiwań oraz powody takiego stanu rzeczy.

Całe badanie przebiega zgodnie z poniższym schematem: Schemat badania

Kontakt ekspercki

Mateusz Klupczyński

Mateusz Klupczyński

Prezes Zarządu
664 422 804
m.klupczynski@curulis.pl

Referencje

Zapytaj o szczegóły

Zapytaj o wycenę potencjalnej współpracy.

Nie czekaj, wstępną odpowiedź na swoje pytania możesz uzyskać od razu. Skorzystaj z wbudowanego chata (kliknij "Skontaktuj się!").